Geschäftsreisen bieten Unternehmen die praktische Möglichkeit, vor Ort mit Kunden und Geschäftspartnern zu verhandeln und die Personen, mit denen sie bisher vielleicht nur per E-Mail kommuniziert haben, persönlich kennenzulernen. Dennoch gilt es, trotz aller Vorteile, die das face-to-face Gespräch bietet, auch die finanziellen Aspekte zu beachten. Hier erklären wir, wie Sie Geld auf der Geschäftsreise sparen.
Was Sie wissen müssen
- Mitarbeiter sensibilisieren: Bewusstsein für Kosten bei der Auswahl von Hotels, Verpflegung und Transportmitteln schaffen.
- Neue Anbieter und Angebote ausprobieren: Potenzial für Kosteneinsparungen durch das Testen neuer Hotels, Fluggesellschaften und Dienstleister.
- Vergleich von Fortbewegungsmitteln: Abwägen der Kosten und Vorteile von Mietwagen, Taxis und öffentlichen Verkehrsmitteln.
- Expertise von lokalen Partnern nutzen: Empfehlungen für Unterkünfte und Restaurants einholen, um Komfort und Preis-Leistung zu optimieren.
Wie Sie vorgehen können
- Moderne Buchungssysteme nutzen: Zeit und Geld sparen durch effiziente Online-Tools für Geschäftsreisen.
- Selbstständige können zusätzlich ihren Steuerberater fragen.
Wie kann ich auf Geschäftsreise sparen?
Die folgenden Abschnitte liefern einige spannende Tipps, mit denen sich das zur Verfügung stehende Sparpotenzial oft noch besser nutzen lässt – ohne, dass sich Mitarbeiter vor Ort oder das planende Unternehmen zwangsläufig einschränken müssten.
Ergänzend sei an dieser Stelle erwähnt, dass es sich dennoch bei jeder Geschäftsreise lohnt, den Nutzen der Abwesenheit im eigenen Betrieb zu hinterfragen. Manche Themen lassen sich – wie die Corona Pandemie gezeigt hat – auch per Videokonferenz oder am Telefon besprechen. In allen anderen Fällen helfen sicherlich die folgenden Ratschläge weiter.
Tipp Nr. 1: Moderne Buchungssysteme und -tools nutzen
Frei nach dem Motto „Zeit ist Geld“ lohnt es sich definitiv, sich die Buchung von Geschäftsreisen mithilfe moderner Möglichkeiten zu erleichtern. Eine Geschäftsreise buchen mit TravelPerk ist mit wenig Aufwand verbunden und erlaubt es den Verantwortlichen, alle Daten rund um die bevorstehende Abwesenheit einfach überblicken zu können.
Und selbstverständlich haben auch die Reisenden selbst von unterwegs aus die Chance, alle wichtigen Infos zu Anschlussflügen, -zügen und Hotelbuchungen über ihr mobiles Endgerät abzurufen. Die Zeiten, in denen im Zusammenhang mit der Buchung einer Geschäftsreise noch händisch Angebote verglichen und Papierberge bewältigt werden mussten, sind definitiv vorbei.
Alles ist digitaler, aber auch gleichzeitig deutlich unkomplizierter geworden. Wichtig ist es, wie so oft, sich einmal grundlegend mit den modernen Möglichkeiten auseinanderzusetzen, um diese in den Arbeitsalltag integrieren zu können.
Tipp Nr. 2: Alte Pfade verlassen und Neues kennenlernen
In vielen Unternehmen ist es eher unüblich, im Zusammenhang mit Geschäftsreisen neue Hotels, Fluggesellschaften und andere einschlägige Anbieter auszuprobieren. Vor allem dann, wenn es zum Beispiel darum geht, mehrmals im Monat in eine bestimmte Stadt zu reisen, gehört es fast schon zur Routine, sich auf eine spezielle Unterkunft und einen einzigen Anbieter aus den Bereichen Flüge, Mietwagen und Co. zu verlassen.
Hierbei gilt es jedoch, zu berücksichtigen, dass sich der Markt im Laufe der Zeit immer wieder verändert. Das bedeutet, dass es durchaus lukrativ sein kann, Neues auszuprobieren. Viele Dienstleister warten mit Neukunden-Angeboten und günstigen Tarifen auf, um sich auf diese Weise gegen ihre Mitbewerber durchzusetzen. Genau hiervon können auch Geschäftsreisende profitieren.
Wer dennoch keine Lust hat, sich auf Neues einzulassen, weil er mit seinem alten Anbieter komplett zufrieden ist, sollte sich in Bezug auf Mengenrabatte erkundigen. Hierbei zeigt sich, dass zahlreiche Dienstleister durchaus gewillt sind, die Treue ihrer Kunden, beispielsweise durch Sonderpreise im Zusammenhang mit einer bestimmten Anzahl an Mindestbuchungen, zu belohnen.
Tipp Nr. 3: Mitarbeiter sensibilisieren
Wie teuer eine Geschäftsreise letztendlich wird, ist unter anderem auch von den Reisenden abhängig. Daher ist es durchaus sinnvoll, diese mit Hinblick auf dieses wichtige Thema zu sensibilisieren. Braucht es beispielsweise wirklich ein 4-Sterne-Hotel oder reicht ein 3-Sterne-Haus aus? Lohnt es sich gegebenenfalls, auf ein Domizil am Stadtrand zu setzen, das eventuell einige Kilometer entfernt von dem Ort, an dem Meetings und Co. stattfinden werden, liegt?
Und welches Budget gilt es, einzuhalten, wenn Kunden und Geschäftspartner zum Essen eingeladen werden?
Die Antworten auf diese Fragen sollten bereits im Vorfeld geklärt werden, um eine akribischere Planung zu gewährleisten und Klarheit für alle Beteiligten zu schaffen. Die entsprechenden Themen lassen sich mitunter auch hervorragend in Jahresgespräche integrieren.
Tipp Nr. 4: Fortbewegungsmittel und deren Vorteile miteinander vergleichen
Wer sich mit Fortbewegungsmitteln für Mitarbeiter, die eine Geschäftsreise antreten werden, auseinandersetzt, stößt oft als Erstes auf den Mietwagen als passende Option.
Kein Wunder: Autos, die über einen gewissen Zeitraum gebucht werden und den Reisenden dementsprechend flexibel zur Verfügung stehen, gelten als besonders komfortabel. Dennoch kann es sinnvoll sein, die Kosten, die im Zusammenhang mit einem Mietwagen anfallen, mit anderen Kosten, zum Beispiel mit den Preisen für Taxen und öffentliche Verkehrsmittel, zu vergleichen.
Hierbei spielt ein weiteres Detail eine wichtige Rolle: Wer sich nicht selbst hinter das Steuer setzen muss, hat die Möglichkeit, anstehende Meetings und Ähnliches von unterwegs aus weiter vorzubereiten. Inwieweit genau das sinnvoll ist, ist selbstverständlich immer von den jeweiligen Details der Geschäftsreise abhängig.
Fest steht jedoch, dass es viele Menschen als entspannend empfinden dürften, sich ihren Weg nicht selbst durch die Rushhour in größeren internationalen Städten bahnen zu müssen. Sicherlich ist es auch dem Wunsch vieler Firmen nach mehr Nachhaltigkeit geschuldet, dass immer mehr Geschäftsreisende vor Ort auf die teilweise sehr gut ausgebauten öffentlichen Verkehrsnetzwerke setzen.
Tipp Nr. 5: Die Expertise von Kunden und Geschäftspartnern vor Ort nutzen
Dieser Tipp lohnt sich vor allem dann, wenn das Verhältnis zwischen Geschäftsreisenden und Kunden und Geschäftspartnern vor Ort schon länger besteht und weitestgehend gefestigt ist.
Hier kann es sich definitiv lohnen, sich zum Beispiel in Bezug auf schöne Hotels oder Restaurants für das geplante Geschäftsessen zu erkundigen. Vielleicht haben diejenigen, die sich vor Ort befinden, auch den ein oder anderen „Geheimtipp“ parat, der nicht nur komfortabel ist, sondern sich auch durch ein überzeugendes Preis-Leistungsverhältnis auszeichnet?
Tipp Nr. 6: Selbstständige sollten im Zweifel bei Ihrem Steuerberater nachfragen, welche Kosten steuerlich berücksichtigt werden können
In großen Unternehmen mit einer eigenen Buchhaltungsabteilung treten im Zusammenhang mit der Buchung und dem Einreichen der Kosten meist keine Fragen auf. Selbstständige, die sich selbst um ihre Buchführung kümmern, könnten jedoch gegebenenfalls schon eher mit Überlegungen rund um Pauschalen und Co. konfrontiert werden.
Genau an dieser Stelle kann es sich lohnen, mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten und die entsprechenden Bereiche outzusourcen und so – durch das Einreichen der Belege (und dementsprechend höhere Ausgaben) – letztendlich Steuern zu sparen.
Tipp Nr. 7: Geld in Deutschland wechseln, um höhere Gebühren zu vermeiden
Viele Geschäftsreisende zahlen ihre Rechnungen im Ausland mit Kreditkarte. Dennoch kann es sich definitiv lohnen, etwas Bargeld dabei zu haben. Wer wechseln muss, weil im betreffenden Land nicht mit Euro gezahlt wird, sollte dies noch in Deutschland erledigen. Denn: Die Erfahrung zeigt, dass die Gebühren, die in anderen Ländern erhoben werden, um Euro in die jeweilige Landeswährung zu tauschen, mitunter deutlich höher sind.
Fazit
Geschäftsreisen sind praktisch, können dabei helfen, die Bindung zu Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern zu stärken, kosten jedoch auch Geld. Heutzutage gibt es jedoch, letztendlich auch dank der Möglichkeiten, die die Digitalisierung bietet, viele Chancen, Kosten zu sparen.
Egal, ob langfristig geplant oder eher kurzfristig: Die Planung einer Geschäftsreise muss definitiv keine Sorgenfalten auf der Stirn hervorrufen – weder aufgrund eines beschränkten Budgets noch aufgrund der Tatsache, dass es darum geht, möglichst entspannt an einem anderen Ort als dem eigenen Büro zu arbeiten.
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